La messagerie et l'outil de collaboration.

  La messagerie est une application dite 'client-serveur'. L'Université de Lubumbashi dispose de son serveur de courrier électronique qui peut être utilisé au départ de n'importe quel client de courrier comme Outlook, Outlook Express et bien d'autres. Le domaine UNILU-Network dispose d'un outil supplémentaire qui permet d'ajouter une dimension "collaborative" entre tous ses utilisateurs: un serveur Exchange. La messagerie pour les membres du domaine de gestion revêt donc plusieurs aspects qui seront abordés dans cette page.

Le contenu de la page email reste pertinent, même pour les membres du domaine.

• Le logiciel Outlook est l'outil, le logiciel 'client', qui donne accès aux fonctionnalités standard de messagerie électronique, et surtout à l'ensemble de l'outil de collaboration.
• Outlook Web Access est l'interface Web qui permet d'accéder à son courrier électronique, son agenda, ses contacts, à partir d'un navigateur (Internet explorer,... ) au départ de n'importe quel ordinateur connecté à Internet.
• L'outil de collaboration; Outlook seul permet, outre le courrier électronique, de gérer un agenda, des contacts, une liste de tâches,... L'utilisation d'un serveur Exchange ajoute une composante "collaborative" à toutes ses fonctionnalités.
• Divers;... informations diverses...

 

Le Logiciel Outlook.

Outlook est disponible sur tous les postes de travail du domaine UNILU-Network. Il est pré configuré et le simple lancement de l'application permet d'accéder à son courrier électronique. Les principaux éléments de l'interface vont être passés en revue.

Par défaut, c'est l'affichage 'courrier' qui est utilisé au premier lancement du programme.

L'affichage de tous les éléments est activé par la sélection de l'icône 'tous les dossiers' en bas à gauche.

Le contenu de la partie droite dépend du type d'élément sélectionné dans la partie gauche.  La figure présente le cas classique de la boite de réception. La partie centrale présente alors la liste des messages (classés par ordre d'arrivée), la partie droite un aperçu du message sélectionné. C'est l'affichage de la fenêtre 'Liste des dossiers' qui servira de support à l'explication de cette page.

Le premier point important est de distinguer les différences entre les trois structures principales: Boîte aux lettres utilisateur; Dossiers personnels; Dossiers Publics; et ce, du point de vue de la localisation réelle des documents et du rôle de chaque sous élément.

Boîte aux lettres utilisateur.

Tous les "objets" de la boîte aux lettres sont stockés sur le serveur de messagerie et de collaboration 'Exchange'. Il y aura donc lieu de limiter le nombre d'éléments conservés dans la boîte aux lettres, essentiellement en matière de messages électroniques au niveau de la boîte de réception, des Éléments envoyés et des Éléments supprimés.

Voici une petite explication du rôle de chaque objet de la boîte aux lettres:

• Boîte de réception: C'est l'endroit où arrivent les nouveaux messages et c'est l'objet qui est ouvert par défaut au lancement d'Outlook. La boîte de réception ne devrait contenir que les quelques derniers messages en cours de traitement (une dizaine, maximum). Aucun classement, sauvegarde ou archivage  ne devrait être effectué à cet endroit. Ce sont les Dossiers Personnels (cfr. ci-dessous) qui doivent être utilisés à ces fins.
• Boîte d'envoi: Comme la boîte de réception, la boîte d'envoi est un élément de type "courrier". Il s'agit d'un réceptacle temporaire qui reçoit les messages qui viennent d'être rédigés pour être envoyés. En pratique, et dans le cadre de l'utilisation d'Outlook sur une machine constamment connectée à un réseau, cet élément reste toujours vide. Son utilité est de recevoir les messages rédigés hors connexion (sur un ordinateur portable non connecté au réseau par exemple) pour les expédier dès qu'un accès réseau (ou modem) est disponible.
• Brouillons: Lorsque la rédaction d'un message perdure (durée configurable par l'utilisateur), Outlook le sauve dans le dossier 'brouillons' afin de le récupérer en cas de problème sur la machine. C'est dans ce dossier que se trouvent les éléments qui sont sauvegardés en cours de rédaction.
• Calendrier: Il s'agit d'un agenda électronique qui peut contenir tous les événements qui intègrent une contrainte temporelle, principalement les rendez-vous. Le code utilisé est basé sur trois couleurs: bleu clair pour le provisoire (rendez-vous non confirmé); bleu foncé pour occupé; mauve pour l'absence du bureau.
• Contacts: Un annuaire personnel.
• Courrier indésirable: Ce dossier reçoit les courriers jugés indésirables par des règles standard. Le niveau de tolérance de cette fonctionnalité peut être réglé (menu Actions, Courrier indésirable, Options du courrier indésirable). Il ne faut pas attendre de miracle de cette fonctionnalité car même la sélection du niveau de protection élevé n'enlèvera pas tous les messages non sollicités. Le courrier indésirable de l'un n'est pas le courrier indésirable de l'autre. Un programme ne peut donc pas prendre le risque d'éliminer trop de messages. L'utilisation a toujours la possibilité de parcourir les messages déplacés vers le courrier indésirable (sauf si l'option d'effacement automatique a été sélectionnée) avant de les effacer. Il peut aussi ajouter un expéditeur à la liste des expéditeurs bloqués ("click droit" sur un message, courrier indésirable, ajouter l'expéditeur à la liste des expéditeurs bloqués. Ce n'est pas la panacée, le problème est plus vaste et des informations complémentaires peuvent être trouvées sur la page email.
• Éléments envoyés: Par défaut, une copie de tous les messages envoyés est conservée dans cet objet.
• Éléments supprimés: Une corbeille qu'il ne faut pas oublier de vider. Cet objet n'est pas plus fait pour la conservation de messages que la boîte de réception. 
• Journal: Le journal permet d'enregistrer le temps passé sur certains documents (Word, Excel) ainsi que sur d'autres tâches. Il est désactivé par défaut.
• Notes: des post-it...
• Problèmes de synchronisation: Outlook est configuré pour effectuer une copie locale (hors connexion) de tous les éléments de la boîte aux lettres. Cette fonctionnalité permet de continuer à accéder à l'ensemble des données de la boite aux lettres alors que le réseau est inaccessible (cas de l'utilisation d'un ordinateur portable) et ce, sans configuration supplémentaire. Les éventuelles erreurs de synchronisation sont répertoriés dans ces dossiers.
• Tâches: la liste des choses à faire qui est traditionnellement sur un post-it ou une feuille sur le côté du bureau. Une tâche peut avoir une échéance, un état d'avancement, un rappel, ... 
• Dossiers de recherche: Les messages sont classés suivant un ordre défini (par expéditeur par exemple), mais il peut être utile d'y accéder par une clé de recherche différente. Les dossiers de recherche sont des dossiers virtuels qui contiennent le résultat d'une recherche enregistrée. Il faut comprendre que les éléments sont effectivement là où ils sont classés, les dossiers de recherche contiennent l'équivalent de pointeurs vers ces éléments.
• Le bas de la fenêtre de gauche présente une fonctionnalité 'taille des dossiers' qui permet de visualiser l'espace consommé par la boite aux lettre sur le serveur.

Et pour résumer quelques actions importantes: ne laisser qu'un minimum de messages dans la boîte de réception, les classer (dossiers personnels), vider la corbeille, sauvegarder les éléments envoyés en dehors de la boîte aux lettres (dossiers personnels).

Dossiers personnels.

Les dossiers personnels correspondent à un fichier créé sur un serveur de fichiers (répertoire 'mes documents', sous répertoire 'Outlook'). C'est l'endroit ou doivent être archivés les messages. Une structure est proposée à cette fin:

• envoyés, pour recevoir périodiquement le contenu de 'Éléments envoyés';
• personnels, pour y créer des sous éléments de classement à vocation personnelle.
• professionnels, pour y créer des sous éléments de classement à vocation professionnelle.

Les dossiers personnels peuvent également accueillir d'autres types d'objet, une liste de contacts par exemple, une liste de tâches séparées, ...

La structure de classement de message pour archivage doit être créée dans les dossiers personnels et adaptée aux besoins de chacun. Une sauvegarde périodique (tous les 6 mois, par exemple) permet de vider les dossiers personnels vers un second fichier de sauvegarde qui peut être gravé sur CD (exportation vers un fichier de dossier personnel .pst à partir du menu 'Fichier', 'Importer et Exporter').

Dossiers Publics.

Les dossiers publics reflètent un élément de collaboration lié à l'utilisation d'un serveur Exchange. Ils peuvent contenir n'importe quel type d'objet Exchange (un élément courrier, contacts, tâche, journal et note) qui peut alors être partagé au sein d'un groupe (annuaire de service par exemple). Des documents de la suite office peuvent également y être conservés (menu 'fichier' de l'application, envoyer vers, dossier exchange). Les dossiers publics sont accessibles depuis les logiciels Outlook sur les ordinateurs du domaine, et également depuis l'interface Web OWA (Outlook Web Access)

 

Outlook Web Access, OWA

Le serveur Exchange peut être utilisé avec deux 'clients' de choix. Il s'agit d'Outlook et d'Outlook Web Access qui n'est autre qu'une interface de type 'Web' pour accéder à la même information. L'interface est tout à fait comparable à celle d'Outlook et comporte les mêmes éléments ( à l'exception des dossiers personnels qui sont sur le serveur de fichier et pas sur le serveur Exchange). OWA présente l'énorme avantage d'être accessible depuis un simple navigateur au départ de n'importe quel ordinateur connecté au réseau et cela sans la moindre configuration ou installation locale puisqu'il s'agit d'un "simple" site Web. Une utilisation traditionnelle de l'infrastructure aura donc recours à Outlook sur les postes de travail interne et à OWA pour les utilisations en déplacement ou à domicile.

  Le point d'accès à OWA est une URL, une adresse Internet:

https://webmail.unilu.ac.cd/exchange

Un lien est également disponible à partir de la page d'accueil du site intranet.

• Les paramètres d'accès doivent être entrés en respectant le formalisme suivant:
  • username: UNILU-Network\loginname ou loginname@UNILU.ac.cd (il ne s'agit pas de l'adresse email).
  • password: mot de passe.

!! L'adresse mentionnée ci-dessous cache une redirection automatique vers un accès sécurisé (préfixe https://) Cette "transformation" du mode d'accès au site se manifestera par des fenêtres d'avertissement au niveau de la validité des certificats de sécurité utilisés. Il ne s'agit pas d'erreurs, mais de messages normaux liés au fait que l'autorité de certification de la UNILU est privée (informations complémentaires sur la page 'certificats'). Le navigateur affiche un cadenas fermé en bas de page pour rappeler que le site visité est sécurisé.

  OWA est un accès direct sur le serveur Exchange, il ne permet donc pas d'accéder aux dossiers publics qui sont liés à la configuration du client Outlook et stockés physiquement sur un serveur de fichier.

 

L'outil de collaboration.

L'utilisation d'un serveur Exchange vient accroître les fonctionnalités du programme Outlook. C'est également ce serveur qui permet d'accéder à l'ensemble de sa boîte aux lettres et aux dossiers publics par n'importe quel accès au réseau Internet par une interface Web (OWA). 

  La liste d'adresses globale disponible dans le carnet d'adresses contient tous les utilisateurs enregistrés sur la structure UNILU-Network. Un nom ou début de nom saisi dans un champ d'adresse sera complété automatiquement. 
  Le calendrier se voit adjoindre des fonctionnalités d'organisation de rendez-vous et de réunions. La disponibilité des participants est directement accessible pour peu qu'ils aient complétés leur propre calendrier. Il est important de noter que la seule information ainsi partagée est la disponibilité (libre, provisoire, occupé, absent) et non l'activité détaillée sauf dans le cas d'un partage complet de l'agenda.
  La demande de tâche permet d'affecter une tâche à une personne et d'être prévenu dès qu'elle est terminée.

 La demande de tâche et la demande de réunion se traduisent par l'envoi d'un message qui présente des attributs supplémentaires. Ils seront reconnus par Outlook avec des icônes particuliers. L'acceptation d'un rendez-vous (la simple pression sur le bouton 'accepter') entraîne la mise à jour du calendrier et l'envoi d'une notification au demandeur. La démarche est similaire pour la demande de tâche.

 Tous les éléments peuvent être partagés, le calendrier avec un secrétariat par exemple (partage d'agenda, de contacts). Les droits d'accès sont affectés à un utilisateur au niveau de chaque objet ("click droit" sur l'élément, propriétés, autorisations d'accès). Un utilisateur peut ainsi relever le courrier électronique d'un autre et en écrire à sa place pour peu que les autorisations nécessaires lui aient été accordées. Un secrétariat peut maintenir l'agenda d'un chef de service et accéder à ses contacts pour émettre de la correspondance, ...

 Le gestionnaire d'absence du bureau permet d'établir un message de réponse en cas d'absence ainsi que des règles de re-direction de courrier.

Cette énumération non exhaustive, expose les fonctions principales, l'utilisateur est invité à  découvrir les autres.

Adresses de Services

  Chaque service dispose d'une adresse de service pour sa communication interne.

• Seuls les membres d'un service et les administrateurs de l'infrastructure ont le droit d'écrire un message à cette adresse.
• Elle est de la forme '_Users_' suivi du nom ou de l'acronyme du service.
• Elles sont disponibles dans la 'liste d'adresses globale'.

 

Divers.

• Une confusion survient souvent entre Outlook et Outlook Express. Ce dernier est un logiciel de courrier électronique uniquement. Il n' est pas utilisé dans le domaine UNILU-Network.
• Word peut être utilisé pour la rédaction de courrier électronique, ce qui  permet d'utiliser la correction orthographique automatique lors de la frappe (Outils, Options, Format du courrier, utiliser Word...), plutôt que la correction en fin de rédaction. La définition de la 'signature' doit alors se faire dans Word et plus dans Outlook (Lors de la rédaction d'un message dans Word: outils, options, général, options de la messagerie).
• L'outil "Organiser" peut être utilisé pour créer des règles de classement (tous les messages provenant de M. Dupont seront déplacés vers le dossier Personnel\Dupont). Ces règles peuvent être exécutées au niveau du serveur (renvoi automatique vers un autre destinataire, déplacement entre éléments de la boîte aux lettres) ou au niveau du client (déplacement de messages vers les dossiers personnels).
• Une liste de contact est un annuaire dont les adresses de courrier électronique peuvent être utilisées dans le carnet d'adresse. Ce n'est pas automatique pour les éléments contacts créés "manuellement" (click droit, propriété, Carnet d'adresses Outlook, Afficher cet élément contact sous forme de carnet d'adresses de messagerie).
• L'utilisation de tâches et de "sous-tâches" dans les dossiers publics peut permettre de faire de la gestion de projets à plusieurs intervenants.
• La création d'une liste de distribution est réalisée simplement, par un 'click' du bouton droit de la souris dans la fenêtre des contacts, nouvelle liste de distribution.
• Une adresse email peut être affectée à un dossier public. Moyennant les bonnes autorisations, du courrier peut alors lui être envoyé et consulté par tous les utilisateurs qui ont des droits sur le dossier.
• Les dossiers publics peuvent être directement accédés par Internet explorer à l'adresse  http://exchange.unilu.ac.cd/public.
• L'archivage de messages peut être aisément réalisé vers un fichier (au format pst) en utilisant la fonction 'Importer et Exporter' du menu 'Fichier' d'Outlook. Un assistant s'ouvre alors dans lequel il faut sélectionner 'l'exportation vers un fichier', et ensuite 'fichier de dossiers personnels pst'. Il reste à choisir les éléments à archiver et préciser la localisation du fichier d'archive. Il est vivement conseillé de placer ce fichier dans le répertoire 'mes documents \ outlook', ou encore de le sauvegarder sur un support amovible, CD ou autre. Pour récupérer les éléments ainsi archivés, il faut connecter le fichier pst en tant que fichier de données: menu outils, options; onglet messagerie; choisir fichier de données et ajouter... le nouveau 'dossiers personnels' peut ensuite être déconnecté par un click droit, fermer dossiers personnels.
• Limites:
  • Taille des messages échangés: 10Mb;
  • Message d'alerte pour une boite aux lettres de 100Mb;
  • Interdiction d'envoi pour une boite aux lettres de 120Mb;
  • Interdiction de réception pour une boite aux lettres de 150Mb;